第17回スポーツ情報ネットワーク研究会 議事録


◎各施設の現状、導入に関する問題点、施設の意見 
⇒ 資料をもとにご説明いただく。


◎協議

■広域スポーツセンター
・ 高岡総合プールの開示について、この予定表のイメージを出していくということになると、見えていない部分については何も表示しないのではなく、予約済みといったような形で何か表現を出しておいたほうがいいのではないか。
・ 一般開放以外の午前中でも予約がなければ、使っていないレーンは開放してもいいのではないか。
・ とにかく疑問が出るようなことを避けるべきである。

■高岡総合プール
・ たとえ開放して公開したとしても、午前中に清掃があったりなどで対応しきれなくなる場合もある。

■広域スポーツセンター
・ 規則上は公開できない。

■インテック
・ システム的に各施設の現状というのは、関係のない話である。
・ 受付→審査→決定(人間)、内部的なもの、そこから公開するもの の3点に分かれる。
・ 料金徴収のところで締め日や人数的な調整までサポートしなければならないのか。
・ 決裁システムまで必要性があるのか。現段階では不整合である。
・ システムを料金徴収システム、今年度の売上計上などのところまでもっていくのか。
・ 別途附属設備の使用料が、かかる場合もあるということも視野に入れてもらいたい。
・ 決裁をするというところまでという前提でいくと、これは当初計画していたシステム構築に付け加えてできる程度のものではない。(膨大なシステムである。)

■スポーツ課
・ 少なくとも3年に1回は条例改正をしている。
・ 最初から使用料金は載せないほうがいいのではないか。料金体系は自動化にはならない。

■インテック
・ 当初の契約では請求書の発行までがシステムの範囲である。
・ 申請書をダウンロード⇒必要事項を入力して⇒受付にて押印 というところまでのシステムを開発する予定であったはずである。
・ 1時間いくらというものは簡単に設定できるが、条例が改正したときに、単純に単価の変更だったらいいが、全然違う料金体系になる可能性もある。

■広域スポーツセンター
・ 当日の窓口での直接利用申込は、事務局で入力⇒受付でプリントアウト⇒サインをして⇒請求 ということになるのか。
・ 時間延長の場合は、体育センターでは二重線を引いて金額を修正している。

■西部体育センター
・ 西部では利用内容の枠に当初の金額を書きこんでおいて、延長した場合にはその下に記入している。使用料のところは最終的に確定したトータルの金額を記入している。

■高岡総合プール
 1時間いくらという料金体系だが、最初から2時間半の使用を希望される方には、最初から2時間の料金しかもらわない。(便宜を図っている。)

■広域スポーツセンター
・ 入力する内容として住所、団体名、期日、利用期間があって、料金記入枠のない申請書であったらいいと思う。料金枠は事務で手書きする。
・ 事務的に軽減にはならないが、利用者のほうは楽である。
・ 申請書を複写になっている分(承認書、請求書等)プリントアウトする場合、訂正があったら全ての書類を訂正しなければならないのか。

■インテック
・ ドットプリンタを使うと仮定して、今の申請書の内容では細かすぎて枠内に納めることは無理であるし、また紙質的(複写であることなど)にもドットプリンタは使えないと思う。
・ 予約情報をもとに打ち出せるものを作ったほうがいいのではないか。

■スポーツ課
・ 現状では利用する当日に受付をして、使用料金を払うことがほとんどである。

■西部体育センター
・ 予約のキャンセルがあったときは、料金の徴収は行なわず便宜を図っている。
・ 実際に利用した団体からのみ料金をもらっている。

■インテック
・ 今使っている申請書では内容が細かすぎる。これに順ずる簡易なものを作らないといけない。

■スポーツ課
・ 条例がそれぞれの施設で違い、申請書の様式もそれぞれ違う。
・ プール用、アリーナ用で分けることは可能である。
・ 条例に関する課の中の話しとしては、実際にこのシステムが稼動しないと問題となるものが明確に分からないので、今のところ条例は変えないという方向である。運用していく中で結果として不備があれば、そのときに変える。
・ できれば管理する側が楽になって欲しい。
・ 申請書(受付)というものは1枚でいいはずである。最初から請求書や領収書が一体になった複写のものは必要ないのではないか。

■広域スポーツセンター
・ 転記すれば同じことである。追加事項があったら事務局のほうで変更の入力をする。
・ テンプレートであれば変更することは可能である。

■スポーツ課
・ 県庁の物品管理システム(受け払い)のようにならないか。

■インテック
・ 自分は深く携わっていないので詳しくは分からないが、物品管理システムとは在庫を管理するのがメインで、受け払いをしている変動性のあるものである。今回のシステムは変動性のないものである。
・ 利用者は予約したという控えを持っている必要はない。少なくともメール申し込みの人には不要である。
・ 予約者と事務局のいき違いも想定されるので、予約者に受け付け番号をプリントアウトして持ってきてもらうものがあればいい。 ・ 申請書はそのまま使ってもらい、確認表をつけてもらうだけでもいいのではないか。

■スポーツ課
・ 何とか事務軽減につながらないものか。

■広域スポーツセンター
・ ホテルの場合は、電話でもインターネットでもその場ですぐに受付が完了だが、今回の場合は申し込みまでで、受付完了には申請書の記入が必要である。
・ 電話や窓口では、事務局員がその場で利用簿に書き入れ、利用者が申請書を書かなくても、事実上は受付完了と同様になる。(本来は完了ではないが・・・)しかし、これをインターネットで正式に認めることはできない。(条例、規則上)よって、本来早くて便利のはずのインターネットのほうが、電話よりも面倒であるし、そこに不平等が生じてしまう。
・ 今回のシステムで、料金自動計算でないのだったら、総務の事務方の事務量を軽減したことにならないのではないか。
・ 単純に掛け算、足し算をエクセル上で計算するのであれば簡単なのではないか。

■スポーツ課
・ 公開はあくまでサービスのものである。
・ 一週間分ぐらいから公開すればいいのではないか。

■西部体育センター
・ 以前研修室の予約で商品説明会をしたいという団体が利用したことがある。このあたりが営利目的の利用なのか判断しかねる。研修室の料金が低いということや駐車場のスペースが広いということで利用団体は多い。

■広域スポーツセンター
・ 設置目的に添わない団体は受付け兼ねる。
・ 画面のイメージとしては、同意ボタン⇒申込書⇒送信(事務局へ)⇒回答(受理)をメールで返信する。

■インテック
・ 断るときは一文つけてメールでもいいが、承認したというメールは混乱が生じるだけで必要ない。二度手間である。
・ 受理できない場合、事務局から電話連絡するなどしたらどうか。

■広域スポーツセンター
・ コストがかかるので、電話での対応はなるべく避けたいのだが。

■スポーツ課
・ 内規をどこまで出すのか。

■西部体育センター
・ 埋まっているか埋まっていないかだけを見せればよいのではないか。

■インテック
・ 公開するイメージとしては、高岡総合プールの予定表である。
・ 予定表に○×△の表示(大まかに)⇒利用簿(細かに)⇒コート図(さらに細かく)の3段階というイメージになる。
・ 見る側の人は種目、時間等が明確で施設検索するだろうし、基本的にはマウスしか触らないので難しい作業にはならない。
・ 見せ方としては大まかなところから細かいところを出していく。

■広域スポーツセンター
・ プールにおいてはこの3段階は必要ない。検索してコート図見て⇒申し込みボタン⇒注意事項⇒同意ボタン⇒申請となる。
・ 体育センターでは1ヶ月に1枚の申請書を提出してもらっている。パレススポーツクラブでは別紙を申請書に添付している。
・ 基本的に申請と領収書が複写となって一緒になっていることがおかしい。申請は申請書であるべきである。

■インテック
・ 根本的に申請書、承認書、請求書、領収書が一緒になっているということ自体がおかしいのではないか。

■広域スポーツセンター
・ 小杉町では前納が徹底されているので、一緒になっている申請書が生きている。
・ 別紙の方法もありなのか。だったらエクセルで料金計算も可能ではないのか。

■スポーツ課
・ 導入するはずであった個人の共通利用券が、このシステムとリンクするものなのか。

■広域スポーツセンター
・ 定期利用券使用は個人に限られているので、今回のシステムとはリンクしない。今回の話題は、団体利用のみである。

■インテック
・ 自分は申請書の論点がまとまってから、この会議に出席したほうがいいと感じている。
・ 申請書 ⇔ 予定表 この2つの関連が難しい。完成品のイメージはできるが、プログラムとなると曖昧である。
・ 事務的なところの議論は早く終わって欲しい。

■広域スポーツセンター
・ 事務局で入力するテンプレートと、利用者が入力するテンプレートは同じにしないといけない。転記するという作業的ロスの軽減と入力ミスの防止になる。

■インテック
・ 仮予約は公開側ではクリアになっている。事務局側だけが把握している。
・ メールを偽造することは容易にできるので、お互いが把握できる予約番号を発行した方がよい。
・ 申し込んできたメールアドレスがホットメールだと、身元確認としては疑心暗鬼である。新規の人は特に慎重にならないといけない。

■スポーツ課
・ 受け後の対応、事務局側の要望、申請書にどこまで情報を出すかということが課題である。

■広域スポーツセンター
・ 総合体育センターでは申請書の記入欄を全部埋めて使うことはほとんどない。
・ パレススポーツクラブ、教室は別紙添付している。
・ インターネット申し込みでプリントアウトする書類は別紙にして、それを添付することで今の申請書そのものが生きる。

■インテック
・ 複数申し込みをした人が同一人物だという確認ができないので、人間の判断というのは絶対必要である。
・ プログラムを組むスケジュール上、9月末日までに結論を出してもらわないといけない。

■スポーツ課
・ 内規の部分が抵抗ある。
・ 自分が利用者の立場だと3ヶ月分の空き情報は知りたい。
・ テスト運用を含めてまず1ヶ月、早い段階で3ヶ月の公開にしていきたい。
・ 施設によって公開期間がバラバラだと矛盾を生じてしまうので、同一にしたほうがよい。

■広域スポーツセンター
・ 期間が長いと、事務局もシステムに慣れるまで対応が大変だと思う。

■インテック
・ 6ヶ月分の公開に向けてテスト運用として1ヶ月分を公開するのは、システムが正常に作動するかどうかのテストとしては成り立つが、全体的な流れの問題点はほとんど見えてこないと思うので意味がない。
・ 当日を含む来月末日までを公開すればどうか。

■スポーツ課
・ 人数変更などの変動があった場合には当日打ち直しで対応するしかない。
・ 確認することは、申請書の別紙添付が可能かということと申請書の様式である。確認をとり、インテックへ連絡。その結果を広域まで連絡してもらう。それによって次回の会議日程を決定したい。

■広域スポーツセンター
 ・ 少なくとも今月と翌月分は見せないとサービスではない。
・ 公開期間が最長2ヶ月→いいかどうか体育センターでも内部の話し合いが必要である。

 


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